Att förlora en upphandling på miljödata kostar mer än tre års rådgivning. Räkna på ditt största kontrakt.

En konkurrent med certifiering tar kontraktet ni haft i tolv år. Sätt en siffra på vad det kontraktet är värt per år, så ser du vad väntan kostar.

Ett typfall

Ett verkstadsbolag med ett åttiotal anställda. En kund står för en fjärdedel av omsättningen. Relationen är gammal och trygg.

I nästa upphandling lägger kunden till ett krav på miljöcertifiering och dokumenterat klimatavtryck. Bolaget har varken eller. En konkurrent har båda.

Kontraktet går till konkurrenten. En av ägarna sammanfattade det kort. Vi förlorade upphandlingen, konkurrenten hade certifiering och vi hade inte.

Det som gör ont är att kravet inte var svårt att möta. Certifieringen tar några månader. Klimatdata på den nivå kunden ville ha tar några veckor. Men arbetet påbörjades aldrig, för ingen trodde att just den här kunden skulle börja fråga.

Räkna på din egen situation

Ta ditt största enskilda kundkontrakt. Skriv ner tre tal, med dina egna siffror.

Det första är kontraktets värde per år i omsättning.

Det andra är din marginal på den affären i procent. Näringslivet som helhet låg på drygt tio procent i rörelsemarginal 2024, men använd ditt eget tal.

Det tredje är hur många år kontraktet normalt löper innan nästa upphandling.

Multiplicera årsvärdet med marginalen och med antalet år. Det är vad en förlorad upphandling tar ur bolaget.

Sätt det mot vad förberedelse kostar

Jämför nu den summan med vad det skulle kosta att vara förberedd.

En genomgång av vad dina tre största kunder kommer att kräva. En certifiering om kunden faktiskt kräver en. En enkel modell för det klimatavtryck de frågar om. Träning av dem som skriver era offerter.

I de flesta fall ryms allt det i en bråkdel av ett enda förlorat kontrakt. Ändå skjuts det upp, för att kravet inte känns akut förrän upphandlingen redan är ute.

Vad förlusten kostar utöver kontraktet

Ett förlorat kontrakt på en fjärdedel av omsättningen slår mot mer än resultatet.

Ni har dimensionerat produktion, personal och lager efter den volymen. När den försvinner måste något justeras, och den processen kostar också.

För ett familjeägt bolag är det dessutom personligt. Det är samma kassa som betalar ägarnas löner och tryggar jobben för folk som bott på orten i en generation.

Varför det sällan stannar vid ett kontrakt

När en stor kund byter leverantör pratar branschen om det. Andra kunder hör att ni inte kunde svara på kraven.

Nästa upphandling blir då hårdare. Fler krav, mindre tålamod, och en misstanke att ni ligger efter. Ett tapp kan bli början på flera.

Så ser kraven ofta ut i verkligheten

Många bolag överskattar hur svåra kraven är. I en del upphandlingar handlar det om att kunna ange var produktionen sker och visa ett intyg om innehåll. I andra räcker en känd standard som redan finns i branschen.

Poängen är att kraven varierar och att ni sällan vet vilka som blir avgörande förrän upphandlingen är ute. Den som gått igenom sina största kunders villkor i förväg vet var ribban ligger. Den som inte gjort det gissar, och gissar ibland fel i den affär som betyder mest.

Varför det är svårt trots att matten är tydlig

Alla i ledningen förstår räkneexemplet. Ändå händer inget.

Skälet är att ingen äger frågan tills det brinner. Certifiering tar månader att få på plats. Data tar tid att bygga så att den håller. När kravet står i upphandlingen är det redan för sent att börja.

De flesta bolag klarar att fatta beslutet att förbereda sig. Få klarar att driva det vidare vecka efter vecka när inget yttre tryck påminner dem.

Certifiering är ett bra exempel. Beslutet tas på ett möte. Sedan ska rutiner skrivas, mätningar göras och en revision bokas. Utan någon som håller i schemat glider varje delmoment, och ett arbete som skulle tagit ett halvår tar två.

Vad varje månad av väntan kostar

Räkna om årsvärdet till en månad. Det är storleksordningen på vad varje månad utan förberedelse riskerar.

En certifiering du börjar med i dag är klar om ett halvår. Börjar du när kravet redan står i upphandlingen är du sex månader för sent ute, och den affären är redan förlorad.

Konstaterandet

Beredskap inför kundkrav byggs över tid, inte i veckan då formuläret kommer. Certifiering, data och rutiner tar månader att få på plats.

Det svåra är inte att förstå att förberedelse lönar sig. Det svåra är att hålla i arbetet under de månader då ingen kund ännu ställt kravet, och att ha någon som ser till att beslutet inte glider ur fokus.

Källor

• Rörelsemarginal före avskrivningar i svenskt näringsliv 2024, 10,2 procent: SCB, Företagens ekonomi 2024